La digitalización de los almacenes es un paso importante en el rendimiento de la cadena de suministro y la optimización de las operaciones logísticas. Dentro de este proceso, el Sistema de Gestión de Almacenes (SGA), conocido en inglés como Warehouse Management System (WMS), es una solución eficaz.
Un SGA es un software especializado que permite a las empresas controlar y gestionar de manera eficiente todas las actividades que se desarrollan en el almacén, desde la recepción de mercancías hasta su envío. Incorporar un SGA a la empresa mejora la precisión y rapidez de las operaciones, proporcionando una visibilidad en tiempo real del inventario, lo que es fundamental para la toma de decisiones informadas y estratégicas en el negocio.
¿Qué es un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA)?
Un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) es un software diseñado para optimizar y controlar las operaciones de almacenamiento en las empresas. Este sistema permite la gestión eficiente de las actividades diarias en un almacén, como la recepción de mercancías, el almacenamiento, el picking (recogida de pedidos) y el envío. La implementación de un SGA ayuda a las empresas a mantener un control riguroso sobre su inventario y a mejorar la precisión y rapidez de sus procesos operativos.
En el día a día del almacén de una empresa hay diversas funciones y/o áreas de trabajo que se pueden mejorar gracias al uso de un SGA.
Recepción de mercancías: Facilita la entrada de productos al almacén, verificando y registrando la cantidad y calidad de los productos recibidos. Utiliza tecnologías como códigos de barras y RFID (Radio Frequency Identification) para asegurar una identificación precisa y rápida de los artículos.
Almacenamiento y organización: Optimiza el uso del espacio en el almacén mediante la asignación inteligente de ubicaciones para cada producto. Los algoritmos de optimización permiten una mejor organización y accesibilidad, lo que reduce los tiempos de búsqueda. La Warehouse Education and Research Council (WERC) encontró que los almacenes que implementan un SGA pueden aumentar su productividad hasta en un 30%.
Picking y preparación de pedidos: Coordina la recogida de productos para cumplir con los pedidos de los clientes, asegurando precisión y rapidez. El SGA puede utilizar métodos como el picking por voz, pick-to-light y put-to-light, que han demostrado mejorar la eficiencia en un 20-25%.
Envío y distribución: Gestiona el embalaje y envío de los productos, garantizando que lleguen a tiempo y en buenas condiciones. Un SGA eficiente puede reducir el tiempo de ciclo de envío en un 50%, mejorando significativamente la satisfacción del cliente.
Inventario y control de stock: Proporciona una visibilidad en tiempo real del inventario, permitiendo un mejor control y reducción de errores en la gestión de stocks. La automatización y digitalización reducen significativamente los errores humanos, algunos estudios indican una disminución del 70% en errores de inventario tras implementar un SGA.
¿Cómo funciona un SGA?
El funcionamiento de un Sistema de Gestión de Almacenes se basa en la integración de diversas tecnologías y procesos que permiten la automatización y digitalización de las operaciones de un almacén:
Un Sistema de Gestión de Almacenes puede trabajar con diversas tecnologías de identificación para mejorar la precisión y velocidad del procesamiento de datos. Estas tecnologías son fundamentales para el seguimiento y control eficiente de los productos dentro del almacén. Los códigos de barras son uno de los métodos más comunes y ampliamente utilizados para la identificación de productos. La tecnología RFID utiliza etiquetas que emiten señales de radio para identificar y rastrear veloz y automáticamente los productos.
Este software se conecta con otros sistemas de la empresa, como ERP (Enterprise Resource Planning) y TMS (Transportation Management System), para una gestión integral de la cadena de suministro. Esta integración permite una sincronización fluida de datos y procesos, mejorando la coordinación y eficiencia. Además, implementa algoritmos para mejorar la disposición de los productos, las rutas de picking y la gestión del espacio. Estos algoritmos se basan en técnicas avanzadas de análisis de datos y aprendizaje automático, permitiendo una toma de decisiones más informada y precisa.
Por último, este sistema proporciona interfaces intuitivas para los operarios del almacén, facilitando la interacción con el sistema y la ejecución de tareas. Las interfaces gráficas amigables y las aplicaciones móviles mejoran la accesibilidad y la usabilidad del SGA.
Integrar estas tecnologías de identificación con un Software de Gestión de Almacenes ofrece varios beneficios entre los cuales:
- Mejora en la trazabilidad: Permite un seguimiento detallado de los productos desde su recepción hasta su envío, mejorando la trazabilidad en toda la cadena de suministro.
- Aumento de la eficiencia: Agiliza los procesos operativos, como el picking y el control de inventario, lo que resulta en una mayor productividad.
- Mejora en la toma de decisiones: Proporciona datos precisos y en tiempo real, permitiendo a las empresas tomar decisiones más informadas y estratégicas.
¿Qué conseguimos con un Sistema de Gestión de Almacenes?
La implementación de un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) trae consigo numerosos beneficios que son esenciales para la eficiencia y la competitividad de las empresas.
Aumento de la productividad del almacén utilizando un SGA
La adopción de un SGA puede incrementar significativamente la productividad de los almacenes. Según la Warehouse Education and Research Council (WERC), los almacenes que implementan un SGA pueden aumentar su productividad hasta en un 30%. Factores que contribuyen a este incremento:
- Optimización de rutas de picking: El SGA planifica las rutas de recogida de productos de manera eficiente, minimizando los desplazamientos dentro del almacén.
- Reducción de tiempos muertos: La automatización de procesos permite a los operarios centrarse en tareas más productivas, eliminando tiempos de espera innecesarios.
- Mejor asignación de recursos: El sistema asigna tareas de manera inteligente, asegurando que los recursos humanos y tecnológicos se utilicen de forma óptima.
Uso de un Sistema de Gestión de Almacenes para optimizar costes
La gestión eficiente del espacio y la reducción de errores permiten una mejor utilización de los recursos y una disminución de costes operativos. Según Allied Market Research, las empresas que adoptan un SGA pueden reducir sus costes operativos en un 20-30%.
- Menos necesidad de espacio de almacenamiento: La optimización del espacio permite almacenar más productos en menos espacio, reduciendo los costes de almacenamiento.
- Disminución de costes laborales: La automatización reduce la necesidad de mano de obra, permitiendo que los empleados se concentren en tareas de mayor valor.
- Reducción de pérdidas y daños: El control riguroso del inventario y la manipulación adecuada de los productos disminuyen las pérdidas por daños o extravío de mercancías.
- Eficiencia energética: La mejor organización y optimización de procesos contribuyen a una operación más eficiente desde el punto de vista energético, reduciendo los costes asociados al consumo de energía.
Reducción de errores humanos
La digitalización y automatización que ofrece un SGA reducen significativamente los errores humanos. Un informe de Logistics Management destaca una disminución del 70% en errores de inventario tras la implementación de un SGA. La reducción de errores deriva directamente en 3 beneficios:
- Menos devoluciones: La mayor precisión en la gestión de inventarios y pedidos reduce la necesidad de devoluciones, mejorando la satisfacción del cliente.
- Mayor precisión en los pedidos: La automatización asegura que los pedidos se preparen con exactitud, evitando errores costosos y mejorando la eficiencia operativa.
- Trazabilidad mejorada: La capacidad de rastrear productos con precisión desde su recepción hasta su envío mejora la gestión del inventario y facilita la detección y corrección de errores.
Impacto de un Sistema de Gestión de Almacenes en la satisfacción del cliente
Un SGA eficiente asegura que los pedidos se cumplan de manera rápida y precisa, lo que incrementa la satisfacción del cliente y mejora la reputación de la empresa. Los estudios de satisfacción del cliente indican que la rapidez y precisión en las entregas son factores clave para la lealtad del cliente.
- Entregas puntuales: La optimización de los procesos de picking y envío garantiza que los productos lleguen a tiempo, cumpliendo con las expectativas de los clientes.
- Calidad de servicio: La precisión en la preparación de pedidos reduce errores y asegura que los clientes reciban exactamente lo que han solicitado.
- Respuesta rápida a incidencias: La visibilidad en tiempo real del inventario y los pedidos permite a las empresas responder rápidamente a cualquier problema que surja, mejorando la experiencia del cliente.
Implementar un SGA tiene dos beneficios a mayores que están ligados a sus características:
- Escalabilidad: Es una solución escalable que puede crecer con la empresa, adaptándose a mayores volúmenes de productos y operaciones más complejas sin comprometer la eficiencia.
- Cumplimiento normativo: Los SGAs pueden ayudar a las empresas a cumplir con las regulaciones y estándares de la industria, asegurando que las operaciones del almacén se realicen de acuerdo con las leyes y normativas aplicables.
Conclusión
El Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) es una herramienta esencial para la digitalización y modernización de los almacenes. Su capacidad para optimizar las operaciones, reducir errores, y mejorar la eficiencia y la satisfacción del cliente lo convierten en una inversión estratégica para cualquier empresa que busque mantenerse competitiva en el mercado actual. La evidencia respaldada por estudios y estadísticas refuerza la importancia de adoptar un SGA para lograr una gestión de almacenes más efectiva y eficiente. La implementación de un SGA no solo transforma las operaciones de un almacén, sino que también impulsa el crecimiento y la innovación en la cadena de suministro global.
Implementar un SGA permite a las empresas tener un control más preciso de sus procesos y datos, optimizando el uso del tiempo y los recursos. Las soluciones avanzadas de software, como las ofrecidas por Sage, demuestran que un sistema de gestión de almacenes no es solo una herramienta de apoyo, sino una pieza clave en la estrategia de negocio de cualquier empresa moderna.
