Si tienes una buena planificación de producción, para que necesitas almacenar más y más stock, con las estanterías llenas de productos.

No necesitas tener un inventario excesivo que te lleve a tener el dinero de la empresa apalancado, necesitas un sistema de inventario just in time.

En la industria de la automoción, hay empresas que llevan al extremo trabajar sin almacenes, reemplazando materiales cada día. Y además, hay algunas empresas que van incluso más allá y tienen inventario para las próximas 2 horas. Programando unas entregas diarias con frecuencia de cada 2 horas. Y eso hace, que mantengas tu inventario al nivel más bajo posible. Este sistema prácticamente te permite trabajar sin almacenes, donde el que hace realmente de almacén es tu sistema de transporte.

Contabilizar los costes del inventario

Los costes de almacenamiento a menudo son contabilizados incorrectamente. En otras palabras, muchas empresas subestiman la cantidad de dinero total que tiene almacenada en sus estanterías en forma de inventarios. Y esto, es una de las principales razones por las cuales hace que tengamos grandes inventarios. Porque se piensa que no cuesta mucho o no es importante.

Ahora si calculamos el coste oculto de la forma correcta, debe de incluir lo siguiente:

  • Coste de adquisición de cada uno de los bienes.
  • Coste de oportunidad de no poder disponer de esa liquidez, que tienes apalancada en forma de inventarios.
  • Al coste de adquisición hay que incluir los costes asociados de impuestos.
  • Costes de seguros del inventario.
  • El coste del espacio de almacenamiento de todos los almacenes, equipamiento (alquiler, suministros,…)
  • La mano de obra para mantener ese nivel de stock.
  • Los riesgos asociados (descatalogados, accidentes, mermas por superar la fecha de caducidad).

Con la inclusión de todos estos costes, podemos tener una imagen más clara de como es de caro mantener grandes inventarios o inventarios innecesarios.

Ahora que sabemos, lo que realmente nos cuesta tener grandes inventarios en la empresa, vamos a analizar algunas herramientas que nos permitan bajar el nivel de inventarios.

Automatización de las compras

Podemos bajar el nivel del inventario, viendo como podamos bajar el coste de nuestro sistema de abastecimiento de compra. El cual esta formado por dos partes, el envío del pedido y la recepción del mismo.

En el envío del pedido, tenemos que ver la forma de automatizarlo y usar tecnología para generar pedidos automáticos sin intervención humana, el cual es caro. Por ejemplo, gracias a la implantación del software Kiwanda Lean inventory, podrás automatizar esos pedidos de compra cuando bajan de un nivel determinado.

En cuanto a la recepción del pedido, podemos utilizar automatización, mejor uso de la tecnología y mejores métodos de operaciones para hacer las descargas del camión y colocación en almacén de la forma más eficiente posible. La importancia de la tecnología RFID, se antoja clave para tener un stock en tiempo real sin necesidad de intervención humana.

Stock mínimo de seguridad

El modelo EOQ (cantidad económica del pedido o conocido en inglés como economic order quantity) es un modelo clave para el control de inventarios, nos dice que si tenemos un bajo coste para hacer pedidos de reemplazo, podremos pedirlo más a menudo, contribuyendo a reducir el nivel medio de inventario en tu empresa.

El stock de seguridad añade un gran exceso de inventario porque tenemos que mantenerlo todo el tiempo. Ahora, hay una serie formulas que nos permiten eliminar ese stock de seguridad, y poder gestionar esta incertidumbre.

En primer lugar, por la parte de la demanda, si somos capaces de eliminar la fluctuación de la demanda. Por ejemplo, limitar nuestro modelo de negocio para tener ventas más estables a lo largo del tiempo, ello debería eliminar la necesidad de tener una stock de seguridad.

En segundo lugar, es la variación que se produce en los tiempos de entrega. Si recibimos un pedido más rápido y con unas fechas conocidas y estables, también debería eliminar la necesidad de disponer de stock de seguridad.

En tercer lugar, es la duración del plazo de entrega. Si nosotros podemos hacer más corto el plazo de entrega, entonces estaremos en disposición de una forma más ágil y rápida reemplazar nuestro stock, y reducir el riesgo de tener roturas de stock, derivando los grandes costes financieros del capital operativo a tus proveedores, que a su vez pueden hacer lo mismo.

Y por estas razones, es de suma importancia que muchas instalaciones de producción Lean, necesitan a sus proveedores cerca. Si nosotros reducimos el tiempo de entrega, estaremos en disposición de trabajar con menos stock, reduciendo los costes financieros de tener un gran inventario.

Sistema de inventario kanban

Unos ingenieros de Toyota fueron a visitar una planta de producción en Michigan. Y lo que vieron resultó ser muy interesante. Cada día, había un camión del proveedor que traía materiales para producir, y cada día los clientes compraban los producto terminados que fabricaban. Incrementando, los inventarios considerablemente.

Al siguiente día, solo los materiales que usaban eran enviados, y comprados por los clientes. Por lo que había un ingresos recurrente y constante y los inventarios no crecían.

Podemos dividir los inventarios en 3 grupos, todos del mismo tamaño.

El primer grupo, es el que está ubicado la planta de producción, con el cual se producen los bienes que comercializa la empresa.

El segundo grupo, en los almacenes junto a la planta de producción y está listo para utilizarse una vez se consuman los del primer grupo.

El tercer grupo, son los inventarios ubicados en las instalaciones de los proveedores, listos para ser enviados una vez reciban los pedidos de compra.

Por lo que si empezamos a fabricar nuestros productos, consumiremos la materia prima ubicada en el grupo 1. Tan pronto, como la materia prima del primer grupo se acabe, deberá ser reemplazado por nuestro proveedor, mientras que empecemos a trabajar con la materia prima del segundo grupo, el cual ha tenido que ser movido del almacen a la planta de producción.

Los materiales del tercer grupo, se supone que debe llegar antes de que se vacíe de material el segundo grupo.

Por lo que, debe de haber un continuo flujo de aprovisionamiento, para proveernos del suficiente inventario que nos permita trabajar sin roturas de stock.

El tamaño o la cantidad de material de cada grupo, estará calculado por el tiempo de entrega demandado. Por ejemplo, si a nuestros proveedores les lleva 1 día abastecernos de material y entregarlo en nuestras instalaciones, entonces tendremos que dimensionar los grupos de inventario con 1 dia de inventario por cada grupo.

El sistema de inventarios Kanban es muy simple. Tu sólo reemplazas lo que utilizas. Y no tienes la necesidad de anticiparte a lo que vayas a necesitar. Porque tienen el suficiente inventario que te permite trabajar por un periodo de tiempo. Y tu consigues tener entregas cada día. No vas a eliminar los inventarios de tus almacenes, pero no vas a almacenarlos en exceso.

El sistema Kanban puede ser implementado de varias formas, una de las más conocidas es mediante el uso de tarjetas kanban que se popularizó en la industria. Pero en la nueva era de la industria 4.0, existen herramientas más digitales y operativas que te permiten combinar tarjetas Kanban con RFID con una solución de software que te permite visualizar y generar avisos y ordenes de compra automatizadas como el software de Kiwanda de inventarios Kanban.

¿Y qué más?

Este blog nació, para aportar nuestro granito de arena en la digitalización de las cadenas de suministro de las empresas. Cada miércoles a las 11:00 horas vamos a publicar un nuevo post, hasta que avistemos tierra.

Si no te quieres olvidar, y estar informado en todo momento, suscríbete y te avisaremos por cada nuevo post que publiquemos en nuestro viaje al nuevo mundo: la digitalización de la cadena de suministro.