La gestión de activos consiste en maximizar el rendimiento de los recursos valiosos para una organización. Esta disciplina se integra en los sistemas de gestión y puede certificarse bajo la norma ISO 55001. En el sector bancario, se refiere a la gestión responsable del capital y las garantías para obtener mayores beneficios. El uso de software de gestión, como RFID y códigos de barras, facilita el control, mantenimiento y ubicación de los activos, optimizando su vida útil y eficiencia. Además, una adecuada gestión documental contribuye a la eficacia en la gestión de activos.
¿Qué es la gestión de activos?
La gestión de activos es una disciplina que se centra en obtener el máximo rendimiento de los recursos y bienes de valor de una organización. Consiste en adoptar estrategias y prácticas que permitan optimizar el uso y aprovechamiento de estos activos con el fin de alcanzar los objetivos de la empresa.
Esta disciplina se integra en los sistemas de gestión de la organización y se puede certificar bajo la norma ISO 55001. La gestión de activos abarca diferentes aspectos, como la ingeniería del mantenimiento, la fiabilidad, la eficiencia, la seguridad y la disponibilidad de los activos físicos y financieros.
La gestión de activos busca gestionar de manera responsable y estratégica los activos de una organización, ya sean inmobiliarios, financieros, tecnológicos o cualquier otro tipo. Al implementar un enfoque efectivo de gestión de activos, las empresas pueden optimizar sus procesos, reducir costos operativos, minimizar los riesgos y mejorar la toma de decisiones.
Ventajas de la gestión de activos
La gestión de activos ofrece numerosas ventajas a las empresas que la implementan de manera efectiva. A continuación, se detallan algunas de las principales ventajas:
- Mejora en la eficiencia operativa: Al gestionar correctamente los activos, se optimiza su uso y se reducen los costos operativos, lo que lleva a una mayor eficiencia en la organización.
- Cumplimiento normativo y legal: La gestión de activos contribuye al cumplimiento de las normativas y regulaciones establecidas, evitando posibles sanciones y garantizando una operativa acorde a las leyes vigentes.
- Creación de valor para los accionistas: Una adecuada gestión de activos permite generar valor para los accionistas e inversores al maximizar el rendimiento de los recursos y brindar resultados financieros favorables.
- Gestión de riesgos: La gestión de activos ayuda a identificar y gestionar los riesgos asociados a los activos, permitiendo minimizar posibles pérdidas y maximizando la seguridad de los mismos.
- Promoción de la sostenibilidad y responsabilidad social empresarial: La gestión de activos también contribuye a promover la sostenibilidad y responsabilidad social empresarial al enfocarse en aspectos ambientales, sociales y éticos en la gestión de los recursos.
La norma ISO en la gestión de activos
La gestión de activos se rige por un conjunto de directrices y estándares reconocidos internacionalmente. En este sentido, la norma ISO desempeña un papel fundamental al proporcionar un marco de referencia para la gestión eficiente y efectiva de los activos en una organización.
Norma ISO 55001:2014 y su aplicación en la gestión de activos
La norma ISO 55001:2014 establece los requisitos para implementar un sistema de gestión de activos. Mediante esta norma, se busca optimizar el valor de los activos a lo largo de su ciclo de vida, desde su adquisición hasta su eliminación. Esta norma brinda a las organizaciones la estructura necesaria para gestionar los activos de manera estratégica, basada en evaluaciones de riesgo y enfoques de mejora continua. Asimismo, promueve la toma de decisiones informadas a través de la utilización de indicadores económicos y técnicos. La aplicación de la norma ISO 55001:2014 en la gestión de activos ofrece numerosos beneficios, como la mejora en la eficiencia operativa, la reducción de costos y riesgos, la garantía de cumplimiento normativo y legal, y la optimización de la confiabilidad y disponibilidad de los activos. De esta manera, la norma ISO 55001:2014 se convierte en una herramienta clave para las organizaciones que desean establecer prácticas de gestión de activos sólidas y eficaces. Al seguir sus directrices, se promueve la excelencia, se impulsa la mejora continua y se alinea la estrategia de activos con los objetivos empresariales.
Software de gestión de activos
La gestión de activos se beneficia enormemente del uso de software especializado que permite un control más eficiente y preciso. El uso de software en la gestión de activos proporciona numerosas ventajas y beneficios para las organizaciones. A continuación, se detallan la importancia del uso de software en la gestión de activos y los beneficios que se obtienen al utilizarlo.
Importancia del uso de software en la gestión de activos
El uso de software adecuado para la gestión de activos es fundamental para optimizar y agilizar los procesos relacionados con los activos de una organización. Algunas de las razones por las que el uso de software es importante en la gestión de activos son:
Mejor organización y seguimiento
El software de gestión de activos permite organizar y realizar un seguimiento exhaustivo de todos los activos de una empresa. Gracias a esta herramienta, es posible tener un inventario detallado de los activos, registrar su ubicación, estado y otros datos relevantes. Esto facilita la localización de activos, evita pérdidas y agiliza los procesos de control.
Automatización de tareas
El software de gestión de activos automatiza muchas tareas relacionadas con la gestión y mantenimiento de los activos. Esto incluye la generación automática de informes, recordatorios de mantenimiento preventivo, seguimiento de garantías y mucho más. La automatización reduce la carga de trabajo manual, minimiza errores y mejora la eficiencia de los procesos.
Análisis y toma de decisiones informadas
El software de gestión de activos recopila y organiza datos relevantes sobre los activos de una empresa. Estos datos se pueden analizar para obtener información valiosa sobre el desempeño de los activos, su vida útil, la frecuencia y costos de mantenimiento, entre otros aspectos. Con esta información, los responsables de la gestión de activos pueden tomar decisiones informadas y estratégicas para optimizar la utilización de los recursos.
Beneficios de utilizar software de gestión de activos
El uso de software de gestión de activos brinda una serie de beneficios significativos para las organizaciones. Algunos de los principales beneficios son:
Optimización del tiempo y recursos
El software de gestión de activos permite optimizar el tiempo y los recursos dedicados a la gestión y mantenimiento de los activos. Al automatizar tareas, reducir el papeleo y agilizar los procesos, se logra una mayor eficiencia y se liberan recursos para otras áreas de la organización.
Reducción de costos operativos
El uso de software de gestión de activos contribuye a reducir los costos operativos de una organización. Gracias a la planificación y seguimiento del mantenimiento preventivo, se evitan averías y gastos no planificados. Además, la optimización de los activos permite una mejor utilización de los recursos, evitando inversiones innecesarias.
Mejora en la toma de decisiones
El software de gestión proporciona información valiosa y actualizada sobre el estado y desempeño de los activos. Esto facilita la toma de decisiones basadas en datos concretos, lo que mejora la planificación, la asignación de recursos y la gestión de riesgos. El uso de software de gestión es fundamental para aprovechar al máximo los recursos de una organización y garantizar una gestión eficiente y efectiva. Al utilizar esta herramienta, las empresas pueden contar con una visión global y detallada de sus activos, agilizar procesos, reducir costos y tomar decisiones informadas.
Optimización de activos mediante el mantenimiento
El mantenimiento juega un papel crucial en la optimización de los activos, permitiendo mejorar su eficiencia y prolongar su vida útil. A través de las prácticas de mantenimiento preventivo y correctivo se pueden mantener los activos en condiciones óptimas de funcionamiento.
Mantenimiento preventivo y correctivo
El mantenimiento preventivo busca prevenir posibles averías y fallas en los activos mediante inspecciones regulares, lubricación, limpieza y reemplazo de piezas desgastadas. Esto ayuda a evitar paradas no planificadas y reduce los costos asociados con las reparaciones.
Por otro lado, el mantenimiento correctivo se lleva a cabo para corregir fallos o averías que ya han ocurrido en los activos. Este tipo de mantenimiento es reactivo y su objetivo principal es restaurar el funcionamiento normal de los activos lo más rápido posible.
Mejoras en la eficiencia y vida útil de los activos a través del mantenimiento
La correcta implementación del mantenimiento puede generar mejoras significativas en la eficiencia y vida útil de los activos. Al realizar mantenimientos preventivos, se pueden identificar problemas incipientes antes de que se conviertan en fallas mayores, evitando así paradas costosas y prolongadas.
Además, la optimización de los intervalos de mantenimiento y la utilización de técnicas predictivas, como el monitoreo de condiciones, permiten identificar cuándo es necesario realizar mantenciones, lo que evita ejecutar intervenciones innecesarias.
Otro aspecto fundamental es garantizar la disponibilidad de los recursos y repuestos necesarios para el mantenimiento oportuno. La gestión de inventarios eficiente juega un papel crucial para asegurar que se cuente con los repuestos adecuados en el momento indicado, reduciendo al mínimo los tiempos de inactividad.
Gestión de la documentación en la gestión de activos
La gestión de la documentación es fundamental en el ámbito de la gestión de activos. Un adecuado manejo de los documentos relacionados con los activos permite optimizar la toma de decisiones, asegurar la trazabilidad de las acciones realizadas y facilitar la supervisión y control de los procesos.
Importancia y ventajas de una adecuada gestión documental
Una correcta gestión documental ofrece diversas ventajas y beneficios para las organizaciones:
- Organización y acceso rápido a la información: La adecuada clasificación y etiquetado de los documentos facilita su localización y agiliza la búsqueda de información relevante. Esto asegura respuestas rápidas y eficientes ante situaciones que requieren la consulta de documentación relacionada con los activos.
- Reducción de riesgos y garantía de cumplimiento normativo: Mediante una correcta gestión documental, se asegura el cumplimiento de las regulaciones y normativas vigentes. Además, se minimizan los riesgos asociados a la pérdida o extravío de información relevante, lo que proporciona una mayor transparencia y integridad en la gestión.
- Optimización de los procesos de auditoría: La gestión documental adecuada facilita la realización de auditorías internas y externas. Los registros y documentos actualizados y correctamente archivados permiten una revisión más ágil y eficiente de los activos, evidenciando el cumplimiento de los procesos y requisitos establecidos.
- Mejora de la comunicación interna y externa: Un sistema de gestión documental eficiente facilita la comunicación entre los diferentes departamentos y colaboradores, agilizando la transferencia de información y permitiendo una colaboración más efectiva en la gestión de activos. Asimismo, la accesibilidad a los documentos relevantes para clientes y proveedores mejora la relación y la confianza con dichas partes interesadas.
Localización y seguimiento de activos
En este ámbito, la localización y el seguimiento de los mismos desempeñan un papel fundamental para asegurar su correcta utilización y control. En este sentido, la utilización de tecnologías avanzadas como RFID (identificación por radiofrecuencia) ofrece una solución eficiente y precisa para llevar a cabo esta tarea.
Utilización de tecnologías como RFID en la ubicación y seguimiento de activos
La tecnología RFID permite el etiquetado de los activos con etiquetas especiales que contienen información única y específica sobre cada uno. Estas etiquetas se pueden escanear fácilmente gracias a los lectores RFID, lo que simplifica enormemente el proceso de identificación y seguimiento de los activos.
- Facilidad de localización: Con el uso de etiquetas RFID, es posible conocer en tiempo real la ubicación exacta de cada activo, lo que agiliza la localización y evita pérdidas o confusiones.
- Seguimiento preciso: El sistema de seguimiento basado en RFID registra automáticamente los movimientos y cambios de estado de los activos, proporcionando un seguimiento preciso y detallado de su historial.
- Optimización del inventario: La tecnología RFID facilita el recuento y control de los activos, permitiendo llevar a cabo inventarios más rápidos y precisos, evitando errores y permitiendo una gestión más eficiente del inventario.
- Mejora de la seguridad: La tecnología RFID puede utilizarse también para controlar el acceso a determinados activos, garantizando la seguridad y evitando posibles robos o pérdidas.
Responsabilidad social empresarial en la gestión de activos
La responsabilidad social empresarial (RSE) es un enfoque cada vez más importante en la gestión de activos. Las empresas, además de buscar la rentabilidad económica, deben asumir un compromiso con el cuidado del entorno social y medioambiental en el que operan.
Impacto de la gestión de activos en la sostenibilidad y responsabilidad social
La gestión de activos tiene un impacto directo en la sostenibilidad y responsabilidad social de las organizaciones. Al optimizar el uso de los recursos y reducir los costos operativos, se contribuye a la conservación del medio ambiente y a la eficiencia en el consumo de energía. Además, una gestión eficiente puede mejorar las condiciones laborales y el bienestar de los empleados.
La RSE en la gestión implica también cumplir con las normativas y regulaciones relacionadas con el cuidado medioambiental y la responsabilidad social. Esto implica no solo evitar prácticas que puedan causar daño al entorno, sino también promover la transparencia y la ética en todos los ámbitos de la empresa.
Algunas de las prácticas de responsabilidad social empresarial en la gestión de activos incluyen:
- Promoción de la diversidad y la igualdad en el entorno laboral, asegurando oportunidades de crecimiento para todos los empleados.
- Implementación de políticas de seguridad y salud laboral para garantizar condiciones laborales seguras y saludables.
- Adopción de prácticas de compra responsable, fomentando la contratación de proveedores que cumplan con estándares éticos y medioambientales.
- Contribución a la comunidad a través de proyectos sociales y programas de voluntariado.
- Apoyo a proyectos de sostenibilidad ambiental, como la reducción de emisiones de carbono o el uso responsable del agua.
