Como Director de Planta, me sorprendía la complejidad y la gran cantidad de personal involucrado en la gestión del inventario. Los problemas de inventario se volvían una preocupación constante, especialmente al acercarse el cierre mensual. Era evidente que esta tarea requería la participación de múltiples personas y necesitaba ser abordada de manera más profesional y eficiente. Los problemas de inventario se convertían en un auténtico dolor de cabeza, afectando a la productividad y generando inexactitudes en el conteo final.
El departamento financiero se quejaba de errores en el inventario, mientras que los responsables de planta pedían compromiso para realizarlo correctamente. Los operarios se frustraban al repetir el mismo trabajo y obtener resultados deficientes. Es decir, un auténtico dolor de muelas con periodicidad mensual.
Más o menos la situación que me encontré fue la siguiente:
- Distintos software y sistemas para controlar el inventario, en función del producto o la ubicación.
- Para algunas ubicaciones podíamos tener una fiabilidad del 69%, mientras que para otras ubicaciones no llegaba ni al 25% de fiabilidad.
- Cuando querías saber exactamente la cantidad de un artículo en concreto, teníamos que parar de trabajar e ir a contarlo físicamente.
- Alguna vez se llegó a comprar algo porque creíamos que habíamos tenido una rotura de stock y al final lo teníamos en el almacén.
- Hacer previsiones de compras, cuando no tienes claro ni lo que tienes en tu stock lo hace más complejo.
- Los inventarios se hacían manualmente, y luego introducían los datos en un Excel.
- La cantidad de errores que se cometían introduciendo los datos en el Excel, era incluso mayor que contando.
- Cantidad ingente de tiempo y personal empleado.
- La información del cierre mensual del stock NO estaba disponible hasta el día 20 del mes posterior.
Los problemas de inventario con Excel: ¿por qué no funcionó como solución?
En realidad fue el sistema que se llevaba practicando en la empresa desde hace varios años. Intentamos mejorarlo, automatizarlo, establecer tablas dinámicas, fórmulas complejas, alguna macro… Todo resultó en balde, al final seguimos teniendo los mismos problemas.
El inventario es un proceso dinámico que requiere una actualización constante. A pesar de ello, siempre está sujeto a errores, omisiones y ausencias debido a la naturaleza humana.
Todo ello, sin contar, con que la parte operativa es muy costosa para mantener estos archivos actualizados. Además, el proceso de registro del inventario está expuesto a numerosos errores. Aparte del recuento manual, muchas veces es necesario identificar manualmente cada artículo en el sistema ERP y luego ingresar los datos en Excel. Este proceso carece de sentido y está sujeto a errores innecesarios.
Los problemas de inventario con el ERP: ¿por qué no fue la solución adecuada?
Una vez que decidimos olvidarnos del Excel y tenerlo todo controlado en el ERP, vimos claro que tampoco no iba a ser una opción.
En comparación con Excel, había una clara ventaja al utilizar un sistema que generaba albaranes de entrada y salida, permitiendo un control semiautomático del inventario. Sin embargo, sólo se podía hacer con las mercaderías, es decir, con todos los productos que eran vendidos tal como los comprábamos, sin transformación alguna. Para una empresa de fabricación, esto es una solución para entre el 15 y 20% de sus productos, ya que la principal compra está destinada a las materias primas.
Al final, teníamos una parte de los productos en el ERP (mercaderías) y el resto de los productos en Excel (materias primas, semiterminado, terminado)
La solución exitosa: implantar RFID si funcionó.
Hasta que al final nos decidimos por implantar un sistema de RFID para el control de inventarios.
Voilà! Diseñamos un software personalizado, elegimos tags RFID para artículos, establecimos procedimientos claros y lo implementamos. Tras completar la formación necesaria y lograr la plena colaboración del personal, finalmente hemos logrado resolver los problemas de inventario de la empresa.
Las principales beneficios que conseguimos fueron:
- Fiabilidad: los diversos responsables comenzaron a percatarse de la veracidad de la información consultada. Esto nos permitió empezar a aprovechar plenamente los recursos informativos a nuestro alcance.
- Rapidez: ahora contamos con un inventario en tiempo real. Con el sistema antiguo, solíamos realizar el cierre del inventario el día 20 del mes siguiente, ahora podemos cerrarlo el día 1 del mismo mes.
- Ahorro de tiempos: hemos logrado reducir el número de personas involucradas en el inventario de más de 10 a solo 1 responsable. Además, el tiempo empleado en contar una estantería se ha reducido de 1 hora y 20 minutos a tan solo 5 minutos. Este ahorro de tiempo ha permitido que el personal de planta pueda dedicarse a tareas que generen un mayor valor añadido.
- Datos objetivos: al eliminar la intervención manual, los errores se minimizaron a la mínima expresión.
- Evitar roturas de stocks: Gracias a contar con información fiable, hemos dejado de adquirir artículos que ya teníamos en nuestro almacén. Además, el grado de precisión en nuestras previsiones de compra ha aumentado significativamente al tener un control más detallado del inventario.
En próximos posts, os explicaré paso a paso como implanté un sistema de RFID en mi anterior empresa.
¿Y qué más para el próximo miércoles?
Cada miércoles a las 11:00 horas vamos a publicar un nuevo post, hasta que avistemos tierra.
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Nos vemos el próximo miércoles.
