Cuando trabajaba como Director de planta, me llamaba la atención la cantidad de gente implicada en la realización del inventario, y el dolor de cabeza que suponía cuando tocaba hacer inventario a cierre de mes.
El departamento financiero se quejaba de que el inventario estaba mal; los responsables de planta exigían el máximo compromiso para que se cuente bien y NO se cometan errores (como si la gente madrugará pensando en actuar de mala fe contra la empresa??); los operarios se frustraban ya que mes a mes hacían el mismo trabajo para al final tener unos resultados muy pobres. Es decir, un auténtico dolor de muelas con periodicidad mensual.
Más o menos la situación que me encontré fue la siguiente:
- Distintos software y sistemas para controlar el inventario, en función del producto o la ubicación.
- Para algunas ubicaciones podíamos tener una fiabilidad del 69%, mientras que para otras ubicaciones no llegaba ni al 25% de fiabilidad.
- Cuando querías saber exactamente la cantidad de un artículo en concreto teníamos que parar de trabajar e ir a contarlo físicamente.
- Alguna vez se llegó a comprar algo porque creíamos que habíamos tenido una rotura de stock y al final lo teníamos en el almacén.
- Hacer previsiones de compras, cuando no tienes claro ni lo que tienes en tu stock lo hace más complejo.
- Los inventarios se hacían manualmente, y luego introducían los datos en un Excel.
- La cantidad de errores que se cometían introduciendo los datos en el Excel, era incluso mayor que contando.
- Cantidad ingente de tiempo y personal empleado.
- La información del cierre mensual del stock NO estaba disponible hasta el día 20 del mes posterior.
La primera solución NO funcionó: El Excel
En realidad fue el sistema que se llevaba practicando en la empresa desde hace varios años. Intentamos mejorarlo, automatizarlo, establecer tablas dinámicas, fórmulas complejas, alguna macro,… Todo resultó en balde, al final seguimos teniendo los mismos problemas.
El inventario es algo dinámico que para llevar un óptimo control es necesario una actualización continua, y al final, siempre va a estar condicionado a que las personas cometen errores, olvidos, se ausenten,…
Todo ello sin contar, con que la parte operativa es muy costosa para mantener estos archivos actualizados. Y además, toda ese alta de registros, está sujeto a innumerables errores, ya que aparte del recuento manual, muchas veces tenían que ir identificando en el ERP artículo por artículo la referencia correcta para volver a meterla en el Excel, algo que no tenía sentido.
Por lo que el Excel, se hizo inmanejable.
La segunda solución NO funcionó: El ERP
Una vez que decidimos olvidarnos del Excel y tenerlo todo controlado en el ERP, vimos claro desde el principio que tampoco no iba a ser una opción.
Si bien, partía con una clara ventaja respecto al Excel, ya que al generar albaranes de entrada y salida, se podía proceder a controlar el inventario de forma semi-automática. sólo se podía hacer con las mercaderías, es decir, con todos los productos que eran vendidos tal como los comprábamos, sin transformación alguna. Claro esto para una empresa que fabrica es una solución para el 15-20% de sus productos, ya que la principal compra está destinada a las materias primas.
Por lo que al final, teníamos una parte de los productos en el ERP (mercaderías) y el resto de los productos en Excel (materias primas, semiterminado, terminado)
El ERP, tampoco resulto una buena opción.
La tercera solución SI funcionó: implantar RFID
Hasta que al final nos decidimos por implantar un sistema de RFID para el control de inventarios.
Voilà! Se hizo la luz: se diseñó el software según nuestras necesidades, elegimos los tags rfid adecuados a cada unos de los artículos a controlar, establecimos unos procedimiento de trabajo claro, y lo llevamos a cabo. Después de hacer la formación pertinente y conseguir la implicación del personal, por fin!!!!, solucionamos los problemas de inventario de la empresa.
Las principales beneficios que conseguimos fueron:
- Fiabilidad: los distintos responsables empezaron a darse cuenta que la información que se consultaba era real, por lo que empezamos a aprovechar la información que estaba a nuestro alcance.
- Rapidez: pasamos a tener un inventario en tiempo real, y si antes con el sistema antiguo teníamos el cierre del inventario el día 20 del mes siguiente ahora lo teníamos el día 1.
- Ahorro de tiempos: pasamos de tener a no menos de 10 personas implicadas en el inventario a 1 responsable, pasamos de tardas 1 hora y 20 minutos en contar una estantería a 5 minutos,… ese tiempo lo pudo dedicar el personal de planta a tareas que aportarán mas valor.
- Datos objetivos: al eliminar la intervención manual, los errores se minimizaron a la mínima expresión.
- Evitar roturas de stocks: al tener la información fiable dejamos de comprar cosas que ya teníamos en el almacén, y el grado de precisión en las previsiones de compra incremento considerablemente al tener el stock controlado.
- Y muchas más…
En próximos posts, os explicaré paso a paso como implanté un sistema de RFID en mi anterior empresa.
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